Leistungen

Vertretung des Auftraggebers im Rahmen der Verwaltung anfallender Angelegenheiten
Führen des Schriftverkehrs
Aufbewahrung der Unterlagen unter Berücksichtigung der Aufbewahrungspflichten
Verhandlung mit Behörden und Dritten
Einarbeitung und Überwachung von Hausmeistern/-technikern, von Putz- und sonstigen Hilfskräften
Erstellung und Überwachung der Hausordnung
Berücksichtigung steuerlicher Abgabefristen
Berichterstattung/Reporting
Unterrichtung des Auftraggebers (s. auch „Eigentümerberichtswesen“)

Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung im Rahmen der gesetzlichen Regelungen und höchstrichterlichen Rechtsprechung
Angemessene Festsetzung und ggf. Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen sowie Veranlassen des Zahlungsausgleiches

Jährliche Erstellung von Wirtschaftsplänen
Monatliche Übergabe der notwendigen Informationen und Unterlagen an den Steuerberater des Auftraggebers zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung sowie weiteren Steuermeldungen
Vierteljährliche Berichterstattung des erwirtschafteten Ergebnisses, der Liquiditätsentwicklung und Vermietungsaktivitäten
Fristgerechte Erstellung der Jahresabrechnung sowie Aufbereitung des Belegwesens zur Weitergabe an die Steuerberatungsgesellschaft des Auftraggebers

Prüfung aller eingehenden Rechnungen/Belege/Gebührenbescheide etc. auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit und Veranlassung notwendiger Berichtigungen
Erfassung und Verbuchung sämtlicher Zahlungsvorgänge und Forderungen/Verbindlichkeiten aus Mieten/Pachten, Nebenkosten, Zinsen, Steuern etc. in einer Objektbuchhaltung
Fristgemäße Zahlung sämtlicher das Objekt betreffender Steuern, Gebühren und Abgaben sowie Zins- und Tilgungsleistungen aus Schuldverhältnissen, die auf dem Objekt ruhen, Handwerker-/Lieferantenrechnungen sowie sonstiger Aufwendungen für das Objekt aus dem Objektkonto

Wahrnehmung der Interessen des Auftraggebers gegenüber Versicherungsgesellschaften
Vorbereitung des Abschlusses erforderlicher Sachversicherungen, die Versicherungsverträge werden dabei vom Auftraggeber geschlossen
Im Schadenfalle: Abgabe entsprechender Schadensmeldung an die Versicherungsgesellschaften
Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegenüber den Versicherungsgesellschaften
Führen von Verhandlungen mit den Versicherungsgesellschaften
Ggf. Versicherungs-Maklersuche

Betriebsführung
Objektübernahme
Mitwirkung bei der Übergabe und Rückgabe von Mietobjekten
Beratung bei Inbetriebnahme und Bauabwicklung
Erstellung von Zustandsberichten im Rahmen von Auftraggeber vorgegebene Zyklen
Beauftragung/Veranlassung und Überwachung von Mängelbeseitigungen und Reparaturen
Gewährleistungsverfolgung
Sachliche und rechnerische Prüfung der aufgabenbezogenen Kostenrechnungen
Organisation von Sicherheits-/Notdiensten

Vorbereitung/Veranlassung von Abschluss, Änderung und Kündigung der objektbezogenen Dienstleistungs-, Versorgungs-, Wartungs- und Prüfverträge
Regelmäßige Begehung des Mietobjekts in Eigenregie
Bedienung und Inspektion der gemeinschaftlichen Anlagen und Flächen

Begleitung von essentiellen Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen wie z.B. Dach und Fach
Instandsetzungsverpflichtungen sowie einschlägiger Prüfvorschriften durch die Mieter
Bei anstehenden Reparaturen: Einholung von mindestens zwei Angeboten
Veranlassung von Reparaturarbeiten
Steuerung (Organisation und Durchsetzung) des organisatorischen Brandschutzes
Kontrolle der Einhaltung vertraglicher Instandhaltungs- und
ggf. Mitwirkung bei der Planung, Ausschreibung, Vergabe und Steuerung notwendiger Investitionsprojekte (Umbau-, Ausbau-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen)

Mitwirkung bei der Planung, Kontrolle und Optimierung der Bewirtschaftungskosten

Eigentümervertretung gegenüber Mietern, Dienstleistern, Behörden, Presse etc.
Überwachung und Auswertung der Objekt- und Mieterperformance.
Vorbereitung und Beauftragung von Marktforschungsanalysen und Kundenbefragungen
Beobachtung der Wettbewerbssituation und Entwicklungen im Umfeld
Aktive Kontaktpflege zu den Mietern sowie führen von Mietergesprächen in Problemsituationen sowie zur regelmäßigen Hinterfragung der Geschäftsentwicklung und Mieter Zufriedenheit
Überwachung und Durchsetzung der mietvertraglichen Bestimmungen (Mietzweck, Öffnungszeiten, Betriebspflicht etc.) sowie der Hausordnung nebst optimierender Gestaltung der Einkaufsatmosphäre und des Serviceangebotes
Centermarketing Führen der Werbegemeinschaft, Verwaltung des Werbebudgets, Entwicklung und Umsetzung der Marketingstrategie, Organisation von Events und Aktionen, Durchführung von Kommunikationsmaßnahmen (Zeitungs- und Rundfunkwerbung, Plakate, Internet etc.) ggf. unter Einbindung von Dritten
Public Relations und Networking: Aktive Öffentlichkeitsarbeit zur positiven Imagepflege, Kontaktpflege zur Kommune, Politik, Wirtschaft sowie zu Verbänden und Medien
Einstellung und Führung des örtlichen Personal
Information des Eigentümers über alle wichtigen Vorgänge und Entwicklungen
Koordination eines Notdienstes an Wochenenden und Feiertagen

Beauftragung und Überwachung aller Reinigungsarbeiten inkl. Vergabe von Winterdienstaufträgen
Beauftragung und Überwachung der Pflegearbeiten für die Außenanlagen und der allgemeinen Grundstückspflege
Vergabe der Bewachung und Objektschutz