Leistungen

imgServiceLeistungen

Kaufmännisches Objektmanagement

Allgemeine kfm. Aufgaben

  • Vertretung des Auftraggebers im Rahmen der Verwaltung anfallender Angelegenheiten
  • Führen des Schriftverkehrs
  • Aufbewahrung der Unterlagen unter Berücksichtigung der Aufbewahrungspflichten
  • Verhandlung mit Behörden und Dritten
  • Einarbeitung und Überwachung von Hausmeistern/-technikern, von Putz- und sonstigen Hilfskräften
  • Erstellung und Überwachung der Hausordnung
  • Berücksichtigung steuerlicher Abgabefristen
  • Berichterstattung/Reporting
  • Unterrichtung des Auftraggebers (s. auch „Eigentümerberichtswesen“)


Mieter- und Mietvertragsmanagement

  • Erfassung und Pflege aller Mieterstammdaten
  • Anpassung von indexierten Mieten
  • Einziehung und Überwachung der Mieten, Neben- und Betriebskosten
  • Überwachung fristgerechter Mietzahlungen
  • Beitreibung von Forderungen
  • Zeitnahe Mahnung säumiger Mieter/Pächter
  • Ausfertigung gerichtlicher Mahnbescheide
  • Beauftragung von Rechtsanwälten nach erfolglosem Mahnverfahren
  • Verwaltung von Mietkautionen
  • Vermietung frei werdender Mieteinheiten
  • Sorgfältige Auswahl und Suche neuer Mieter
  • Einholung von Bonitätsauskünften, Prüfung der Selbstauskunft etc.
  • Vorbereitung, Verhandlung und Erstellung von Miet-/Pachtverträgen
  • Der Abschluss von Miet-/Pachtverträgen erfolgt durch den Auftraggeber


Flächenmanagement

  • Optimierung von Flächen
  • Begleitung von Umbauten
  • Mieterausbau
  • Nutzungskonzepte


Betriebskosten

  • Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung im Rahmen der gesetzlichen Regelungen und höchstrichterlichen Rechtsprechung
  • Angemessene Festsetzung und ggf. Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen sowie Veranlassen des Zahlungsausgleiches


Eigentümerberichtswesen

  • Jährliche Erstellung von Wirtschaftsplänen
  • Monatliche Übergabe der notwendigen Informationen und Unterlagen an den Steuerberater des Auftraggebers zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung sowie weiteren Steuermeldungen
  • Vierteljährliche Berichterstattung des erwirtschafteten Ergebnisses, der Liquiditätsentwicklung und Vermietungsaktivitäten
  • Fristgerechte Erstellung der Jahresabrechnung sowie Aufbereitung des Belegwesens zur Weitergabe an die Steuerberatungsgesellschaft des Auftraggebers


Finanzierungswesen

  • Verhandlung, Abschluss und Überwachung von Kreditverträgen
  • Investitions-/ und Finanzplanerstellung
  • Liquiditätsplanung- und Überwachung


Objektbuchhaltung

  • Prüfung aller eingehenden Rechnungen/Belege/Gebührenbescheide etc. auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit und Veranlassung notwendiger Berichtigungen
  • Erfassung und Verbuchung sämtlicher Zahlungsvorgänge und Forderungen/Verbindlichkeiten aus Mieten/Pachten, Nebenkosten, Zinsen, Steuern etc. in einer Objektbuchhaltung
  • Fristgemäße Zahlung sämtlicher das Objekt betreffender Steuern, Gebühren und Abgaben sowie Zins- und Tilgungsleistungen aus Schuldverhältnissen, die auf dem Objekt ruhen, Handwerker-/Lieferantenrechnungen sowie sonstiger Aufwendungen für das Objekt aus dem Objektkonto


Versicherungen

  • Wahrnehmung der Interessen des Auftraggebers gegenüber Versicherungsgesellschaften
  • Vorbereitung des Abschlusses erforderlicher Sachversicherungen, die Versicherungsverträge werden dabei vom Auftraggeber geschlossen
  • Im Schadenfalle: Abgabe entsprechender Schadensmeldung an die Versicherungsgesellschaften
  • Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegenüber den Versicherungsgesellschaften
  • Führen von Verhandlungen mit den Versicherungsgesellschaften
  • Ggf. Versicherungs-Maklersuche

Technisches Objektmanagement

Objektbetreuung

  • Betriebsführung
  • Objektübernahme
  • Mitwirkung bei der Übergabe und Rückgabe von Mietobjekten
  • Beratung bei Inbetriebnahme und Bauabwicklung
  • Erstellung von Zustandsberichten im Rahmen von Auftraggeber vorgegebene Zyklen
  • Beauftragung/Veranlassung und Überwachung von Mängelbeseitigungen und Reparaturen
  • Gewährleistungsverfolgung
  • Sachliche und rechnerische Prüfung der aufgabenbezogenen Kostenrechnungen
  • Organisation von Sicherheits-/Notdiensten


Wartung

  • Vorbereitung/Veranlassung von Abschluss, Änderung und Kündigung der objektbezogenen Dienstleistungs-, Versorgungs-, Wartungs- und Prüfverträge
  • Regelmäßige Begehung des Mietobjekts in Eigenregie
  • Bedienung und Inspektion der gemeinschaftlichen Anlagen und Flächen


Instandhaltung und Instandsetzung

  • Begleitung von essentiellen Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen wie z.B. Dach und Fach
  • Instandsetzungsverpflichtungen sowie einschlägiger Prüfvorschriften durch die Mieter
  • Bei anstehenden Reparaturen: Einholung von mindestens zwei Angeboten
  • Veranlassung von Reparaturarbeiten
  • Steuerung (Organisation und Durchsetzung) des organisatorischen Brandschutzes
  • Kontrolle der Einhaltung vertraglicher Instandhaltungs- und
  • ggf. Mitwirkung bei der Planung, Ausschreibung, Vergabe und Steuerung notwendiger Investitionsprojekte (Umbau-, Ausbau-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen)


Energiemanagement

  • Mitwirkung bei der Planung, Kontrolle und Optimierung der Bewirtschaftungskosten

Infrastrukturelles Objektmanagement

Centermanagement

  • Eigentümervertretung gegenüber Mietern, Dienstleistern, Behörden, Presse etc.
  • Überwachung und Auswertung der Objekt- und Mieterperformance.
  • Vorbereitung und Beauftragung von Marktforschungsanalysen und Kundenbefragungen
  • Beobachtung der Wettbewerbssituation und Entwicklungen im Umfeld
  • Aktive Kontaktpflege zu den Mietern sowie führen von Mietergesprächen in Problemsituationen sowie zur regelmäßigen Hinterfragung der Geschäftsentwicklung und Mieter Zufriedenheit
  • Überwachung und Durchsetzung der mietvertraglichen Bestimmungen (Mietzweck, Öffnungszeiten, Betriebspflicht etc.) sowie der Hausordnung nebst optimierender Gestaltung der Einkaufsatmosphäre und des Serviceangebotes
  • Centermarketing Führen der Werbegemeinschaft, Verwaltung des Werbebudgets, Entwicklung und Umsetzung der Marketingstrategie, Organisation von Events und Aktionen, Durchführung von Kommunikationsmaßnahmen (Zeitungs- und Rundfunkwerbung, Plakate, Internet etc.) ggf. unter Einbindung von Dritten
  • Public Relations und Networking: Aktive Öffentlichkeitsarbeit zur positiven Imagepflege, Kontaktpflege zur Kommune, Politik, Wirtschaft sowie zu Verbänden und Medien
  • Einstellung und Führung des örtlichen Personal
  • Information des Eigentümers über alle wichtigen Vorgänge und Entwicklungen
  • Koordination eines Notdienstes an Wochenenden und Feiertagen


Objektpflege

  • Beauftragung und Überwachung aller Reinigungsarbeiten inkl. Vergabe von Winterdienstaufträgen
  • Beauftragung und Überwachung der Pflegearbeiten für die Außenanlagen und der allgemeinen Grundstückspflege
  • Vergabe der Bewachung und Objektschutz